Dans le cadre de la gestion des documents au sein d’une entreprise, il est essentiel de savoir comment procéder à la destruction des archives administratives en respectant les réglementations en vigueur. Cet article vous présente les différentes étapes à suivre ainsi que les normes à considérer lors de cette opération.
Réglementations liées à la conservation et la destruction des archives
La législation française prévoit des durées minimales de conservation pour certains types de documents administratifs, notamment dans le domaine du travail, de la fiscalité et de la comptabilité. Une fois ces délais expirés, les entreprises ont la possibilité de détruire ces archives si elles le souhaitent.
En revanche, certaines règles sont à respecter pour assurer la confidentialité des données et éviter tout risque de litige :
- la procédure doit être réalisée conformément aux réglementations en matière de protection des données personnelles (notamment le RGPD) ;
- les entreprises doivent s’assurer que les salariés concernés par les documents détruits ne peuvent plus y avoir accès ;
- il est recommandé de tenir un registre des destructions mentionnant les dates et les types de documents éliminés.
Choisir une méthode de destruction adaptée
Plusieurs méthodes de destruction sont possibles pour les archives administratives :
- le broyage : il consiste à réduire les documents en particules, ce qui rend leur lecture impossible. Cette méthode est adaptée pour les documents papier ainsi que pour certains supports numériques (CD, DVD, etc.) ;
- l’incinération : elle permet de détruire complètement les archives par la combustion. Toutefois, cette technique peut être coûteuse et polluante ;
- la désintégration : elle consiste à découper les documents en très fines lamelles, puis à les mélanger avec d’autres matériaux afin de rendre toute extraction d’information impossible. Cette méthode est également utilisée pour les supports numériques.
Les entreprises doivent choisir la méthode la plus adaptée à leurs besoins et aux types de documents à détruire, en tenant compte des aspects pratiques, économiques et environnementaux.
Réaliser un inventaire préalable des documents à éliminer
Avant de procéder à la destruction des archives administratives, il est recommandé de réaliser un inventaire précis des documents concernés. Cela permettra de s’assurer que seuls les documents dont les délais légaux de conservation sont expirés sont éliminés, et de limiter les risques d’erreur.
Pour mener à bien cet inventaire, vous pouvez suivre ces étapes :
- identifier les catégories de documents concernées ;
- vérifier les durées légales de conservation pour chaque type de document ;
- recenser les documents dont la durée de conservation est expirée ;
- classer ces documents par ordre de priorité pour la destruction.
Faire appel à un prestataire spécialisé
Pour garantir une destruction sécurisée des archives administratives, il est conseillé de faire appel à un prestataire externe spécialisé. Ces entreprises disposent du matériel et de l’expertise nécessaires pour réaliser cette opération dans le respect des réglementations en vigueur.
De plus, elles peuvent vous fournir un certificat de destruction attestant que les documents ont bien été éliminés selon les normes requises et qu’aucune information confidentielle n’a été divulguée. N’hésitez pas à comparer les offres et à demander des devis pour trouver le prestataire le mieux adapté à vos besoins et à votre budget.
Les avantages de recourir à un prestataire spécialisé
Faire appel à un prestataire spécialisé pour la destruction des archives administratives présente plusieurs avantages :
- la sécurité : vous avez la garantie que les documents sont détruits de manière conforme et sans risque de divulgation d’informations sensibles ;
- le gain de temps : vous n’avez pas à gérer vous-même les différentes étapes de la procédure, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité principale ;
- la traçabilité : le prestataire peut vous remettre un certificat de destruction attestant du bon déroulement de l’opération, ce qui constitue une preuve en cas de litige.
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